Teletravail : des erreurs a eviter dans votre communication a distance

Maladresse, fautes de gout, voire irreverence : la communication a distance multiplie les dangers d’incomprehension. Petite revue des mauvais signaux a eviter a bien prix.

Pres de 80% des conflits au travail sont lies a des malentendus ou des quiproquos… Et, vous l’avez vraisemblablement constate, la distance n’arrange pas grand chose a l’affaire. Plutot que de botter en touche, mieux vaut savoir, rappelle Charlotte Ringrave, consultante chez AlterNego, «a partager la excellente action, au bon moment et via le bon canal». En mode remote, cette obligation porte autant dans le fond du message que sur sa structure.

Mail : faciliter le quotidien de votre destinataire

Dans le champ de l’ecrit, le message electronique regne i  chaque fois en maitre. Actuellement tout aussi formel que la bonne vieille lettre manuscrite, il doit s’accompagner de quelques precautions redactionnelles. Cote emetteur, mettez-y d’la rondeur. «C’est bete, mais un message laconique sans une formule minimale de politesse – “bonjour”, “merci”, “a bientot” – reste redhibitoire», constate Valerie Angliviel de la Beaumelle, manager chez Danone. Le message implicite, c’est que vous ne tenez nullement votre destinataire en tres haute estime, que vous manquez de diplomatie ou, pire, que vous etes un butor. Attention aussi au manque de contextualisation de votre mail : «Il m’est arrive de receptionner des courriels sans contenu dont l’objet indique “ci-joint le fichier” et une signature reduite a une initiale», sourit votre responsable. De quoi rester perplexe : a quoi, a qui votre envoi est-il lie ?

Cette desinvolture renvoie surtout votre signe de je-m’en-foutisme. Bref, ne negligez jamais les details qui faciliteront le quotidien de votre destinataire qui, ainsi que vous, croule sous des sollicitations. Autre detail a bannir : les majuscules, qui seront l’equivalent ecrit de la AGRESSION, voire d’une ENGUEULADE. Mes typo fantaisistes risquent, elles, de ne pas s’afficher sur tous les ecrans. Quant a l’utilisation de l’affichage «priorite elevee» Afin de chacune de vos missives electroniques, le emploi systematique decredibilise votre propos et transmet insidieusement l’idee que vous avez du mal a prioriser ces requetes.

Cote destinataire, c’est important de se montrer attentif au timing. En pertinent, faut-il repondre a un mail immediatement, dans la journee ou… jamais ? Charlotte Ringrave l’affirme : «Le pire est de laisser un message d’embauche sans reponse. Il faut a minima accuser reception dans la journee, c’est une question d’estime de l’autre.» Une absence de reponse passera pour en negligence, voire pour une faute. Si vous manquez reellement de temps libre Afin de repondre, faites un aucune cote en demeurant poli : «J’ai beaucoup recu ta demande, mais je ne pourrai te repondre que prochainement.» Et, precise votre consultante, «si vous le pouvez, donnez un delai».

Visio : non a toutes les ecrans noirs !

Couper sa camera lors tout d’un rendez-vous en visio renvoie toutes sortes de mauvais signaux. «Cela donne immediatement l’impression que vous avez quelque chose a cacher», indique Valerie Angliviel d’la Beaumelle. Vous risquez egalement de passer Afin de impoli. «L’ecran noir vous autorise a Realiser autre chose en meme moment, explique Anne Blehaut, directrice du cabinet Discerneo. Vous etes peut-etre pas loin de rediger vos messages ou de repondre a ces textos… Vous ne vous le permettriez vraisemblablement nullement dans une salle de reunion, entoure de les collegues !» Si vous devez absolument laisser ce webcam en off, prevenez en amont en reunion, votre va etre mieux compris. Car votre ecran noir peut aussi de susciter de l’inquietude. Cela s’agit Indeniablement de pallier «signal faible» d’un teletravailleur qui part a la derive, quelle qu’en soit la raison. En tant que manager, vous devrez a minima lui passer un petit coup de fil Afin de tenter de savoir ce qui se marche.

Visio : gare au look

Au jeu de l’image sans dire, la visioconference ne pardonne que dalle : vous etes constamment sous les yeux des autres participants, certes, et sous votre regard, qui n’est souvent pas le plus bienveillant. Selon une enquete de France Info, les interventions de chirurgie esthetique en Suisse ont augmente de 30% i  l’occasion des derniers mois, Afin de repondre a la demande de teletravailleurs soucieux de leur image ! Sans aller jusque-la, «en visio, il faudra adopter une posture professionnelle, recommande Charlotte Ringrave Ne pas se tenir avachi, eviter de lire ses messages ou des documents en meme moment car la direction de votre regard vous trahira».

Pretez une attention particuliere au cadre et a l’orientation de ce camera. Une etude menee par la plateforme de recrutement en interim Qapa, revele que 68% des participants d’une visio observent de pres le look des autres et meme s’interessent a leur deco (62%). Bannissez les rayures et pulls barioles qui passent forcement mal a l’image et soignez la arriere-plan : une etagere avec des livres bien choisis, un bout de mur avec un tableau consensuel ou votre meuble serti d’un vase married secrets appli fleuri… Rien de trop distinctif ou de clivant qui pourrait deconcentrer ou, pire, choquer toutes vos interlocuteurs. Evitez enfin de positionner l’ecran en plongee, et cela laisse a toutes les autres participants bien loisir de contempler vos narines et revele surtout que vous ne savez nullement se servir de ce camera. Ou que vous vous moquez de l’impression que vous donnez.

Telephone : gui?re juste en cas d’urgence

Neglige depuis l’avenement des textos et des mails, le telephone revient en force pour gerer des urgences ou les details dont la resolution mettrait votre moment infini avec ecrit. Mais attention : a n’y recourir qu’en cas de catastrophe, vous risquez de traumatiser vos collegues des que vous les «sonnez». Au contraire, conseille Charlotte Ringrave, «appelez Afin de debriefer paisible et completer les echanges virtuels. L’informel passe mieux au sein d’ une relation telephonique qu’en visio conference».

Alors que celui-ci retrouve desormais tout le charme intimiste, le portable exige egalement de votre part un brin d’attention : souriez (ca s’entend), evitez de taper concernant le clavier de ce ordinateur (ca s’entend aussi), ponctuez et reformulez les phrases de votre interlocuteur (il comprendra que vous l’ecoutez attentivement). Ne laissez pas non plus votre smartphone sonner dans le vide. Envoyez au moins un texto pour signaler que vous allez rappeler. La aussi, il importe d’accuser reception.

>> Retrouvez une serie de podcasts sur le teletravail, ses bons et ses mauvais cotes

Tchats : chassez l’ambiguite

Mes plateformes de communication collaboratives internes paraissent un autre lieu de derapage potentiel. Evitez la multiplication des «Je suis fier de…», des «J’ai fait li , j’ai fera ca». Evidemment, il va falloir communiquer concernant vos reussites, mais l’expression continuelle d’un ego, tout comme les phrases pompeuses et ampoulees, ne manqueront jamais d’agacer vos collegues. «L’habilete consiste a communiquer de facon pertinente et elegante, en mettant c’est parti des succes communs», suggere Valerie Angliviel de la Beaumelle. Tout un chacun vous adorera !